proses perencanaan dalam menejemen

A.    Proses Perencanaan

1.      Pengantar

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

2.      Batasan Perencanaan

Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut A. Allen planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (What) siapa (Who) kapan (When) dimana (When) mengapa (Why) dan bagaimana (How) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.

3.      Unsur-unsur Perencanaan

Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu:

a.       Tindakan apa yang harus dikerjakan

b.      Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan

c.       Dimana tindakan tersebut dilakukan

d.      Kapan tindakan tersebut dilakukan

e.       Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut

f.       Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut

4.      Sifat Rencana yang Baik

Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut:

a.       Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.

b.      Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.

c.       Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada harus ada dalam perimbangan.

d.      Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.

e.       Meliputi seluruh tindakan yang  dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

5.      Proses Pembuatan Rencana

a.       Menetapkan tugas dan tujuan.

Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat di formulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya.

Tugas diartikan sebagai apa yang dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

b.      Observasi dan analisa

Menentukan faktor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

c.       Mengadakan kemungkinan-kemungkinan

Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesaian, besarnya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

d.      Membuat sintesa

Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut, dan kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

6.      Siapa Pembuat Rencana

a.       Panitia perencanaan

Panitia ini terdiri dari beberapa unsur yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

b.      Bagian perencanaan

Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan, ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.

c.       Tenaga staf

Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu:

·         Pelaksana, tidak disamakan dengan  pemimpin yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan

·         Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu yang berguna.